Hoe werkt scenarioplanning in de praktijk?

De wereld waar Veiligheidsregio Fryslân (VRF) de komende jaren mee te maken krijgt is complex. De wereld verandert razendsnel, is omgeven door onzekerheid en is daardoor onvoorspelbaar. Haar wens is om tot een vernieuwende roadmap te komen die als input kan dienen voor haar nieuwe meerjarenbeleidsplan. Door middel van onze scenarioplanning methode blikt VRF vooruit op 2027 en zetten zij de eerste stappen naar een adaptieve organisatie.

Scenarioplanning stappen toegepast in de praktijk

Stap 1: Een groep medewerkers heeft de belangrijke ontwikkelingen in kaart gebracht waarvan wordt verwacht dat die een belangrijke invloed op het werk van VRF zullen hebben. Zij hebben daarvoor tal van bronnen geraadpleegd.

Stap 2: Onder leiding van ETFI hebben deze medewerkers patronen in die ontwikkelingen vastgesteld en bepaald wat in hun ogen de drijvende krachten zijn.

Stap 3: De belangrijkste en tegelijkertijd minst voorspelbare drijvende krachten zijn gebruikt om vier scenario’s te ontwerpen, met de aansprekende titels De Machine, Het Bedrijf, De Gemeenschap en Het Instituut.

Stap 4: Er is een analyse gemaakt van de vier scenario’s: elk scenario heeft specifieke gevolgen voor de manier waarop de samenleving is ingericht en op de zelfredzaamheid en participatie van burgers. Voor VRF biedt elke scenario daardoor weer andere kansen en bedreigingen.

Stap 5: Door in te spelen op combinaties van deze kansen en bedreigingen kan VRF zich op één of meerdere van die toekomsten voorbereiden. Hoe meer scenario’s, hoe robuuster en geringer de kans om voor verassingen te komen te staan.

Stap 6: Er zijn een aantal relevante beleidsopties verkend om de toekomst met vertrouwen tegemoet te treden. Deze beleidsopties zijn als piketpaaltjes geplaatst die moeten worden verbonden om een roadmap voor de komende jaren te kunnen samenstellen. Om dit te vergemakkelijken hebben de organisatieonderdelen van VRF de beleidsopties beoordeeld op:

  • Robuustheid (op hoeveel van de scenario’s anticiperen ze)
  • Urgentie
  • Geschiktheid om in te spelen op zelfredzaamheid en burgerparticipatie
  • Mate van acceptatie door de organisatie en haar stakeholders
  • Haalbaarheid in de periode tot 2027.

Uit al deze stappen blijkt eens te meer dat het niet eenvoudig is om een veerkrachtige en meer toekomstbestendige veiligheidsregio te realiseren.

Toekomstscenario’s

De Machine
De overheid probeert uit alle macht de samenleving als een Machine draaiende te houden. In verband met schaarste aan voedsel, water en andere grondstoffen wordt gebruik gemaakt van allerlei vormen van hoogwaardige technologie en is het individu ondergeschikt aan de samenleving.

Het Bedrijf
De markt leidt de samenleving als een op omzet- en winstgerichte onderneming. De rol van de overheid en de mens is daarbij gemarginaliseerd en digitalisering en robotisering vieren hoog tij.

De Gemeenschap
Dit scenario staat lijnrecht tegenover De Machine. Oude waarden en normen zijn hersteld. Door overheid, kennisinstellingen en marktpartijen wordt gezamenlijk gebouwd aan een nieuwe wereld die leunt op samenwerking, dienstbaarheid en eerlijk delen. Technologie is daarbij slechts ondersteunend.

Het Instituut
Dit scenario is het tegenovergestelde van Het Bedrijf. De overheid heeft de regie stevig in handen en werkt aan een verzorgingsstaat 2.0 omdat ze precies weet wat goed is voor de mens. Ze houdt de kwaliteit van leven van ieder individu in de gaten en probeert ervoor te zorgen dat zij niet van de norm afwijken.

Eén van onze scenarioplanning best practices: Veiligheidsregio Fryslân

Als één van de 25 veiligheidsregio’s in Nederland zet VRF strategic foresight en scenarioplanning in voor haar adaptieve manier van werken. Op deze manier kan zij voortdurend anticiperen op de onzekerheden van morgen. Om de strategische blik steeds naar voren te blijven houden, is het hoe dan ook een vereiste dat veranderingen in de omgeving voortdurend worden gemonitord en de scenario’s daaraan steeds weer opnieuw worden geijkt.

Wij geven u graag advies hoe u de eerste stappen naar een adaptieve organisatie zet.